Caso de estudio: Vigilancia colectiva en la I+D (INRA, Montpellier)

A continuación presento la experiencia del INRA de Montpellier, consistente en la puesta en marcha de un servicio de Vigilancia aplicada a la I+D en materia de economía y sociología rural, dentro del contexto de una UMR (Unités mixtes de recerche) francesa y publicado en la revista Documentaliste (2006, vol. 43, núm. 2) Estas UMR se componen de un grupo de personas provinentes de diferentes organismos de investigación y que trabajan sobre una misma temática.

Este caso se centra específicamente en las unidades de Vigilancia, integradas por documentalistas y técnicos, centrándose en varios aspectos, como son:

1) Misiones del departamento de Documentación:

  • Que participará en la dinámica de los equipos científicos y favorecerá la interactividad y flujos de conocimiento
  • Hacer del departamento un servicio de animación e intercambio de conocimiento
  • Satisfacer las necesidades de información
  • Proponer servicios nuevos y de valor añadido

2) Perfiles:

Los documentalistas no pueden sustituir a los técnicos/científicos. Sus roles son complementarios. Los documentalistas aportan su saber hacer técnico, su conocimiento de las herramientas y estrategias de búsqueda y conocimiento de las fuentes de información. Tendrán, asimismo, la responsabilidad de adquirir unos ciertos conocimientos técnicos del ámbito de especialización del centro. Por otro lado, los técnicos validan los resultados y los contenidos de la vigilancia pudiendo ayudar a la comprensión de los conocimientos científicos.

3) Problemáticas:

Una de ellas será resolver las diferentes vías en que se presenta la información:

  • Internet
    • Bases de datos, webs…
  • Papel: Diarios, prensa, catálogos, artículos…
  • Comunicación informal: contactos,  profesionales.

4) Proceso:

  • Encuesta de necesidades
  • Prueba piloto con una unidad, a fín de reorientar la estrategia si fuera necesario
  • Formación de los grupos de vigilancia. Unidades mixtas de documentalistas/técnicos.

5) Difusión de la información:

Adaptada a los tipos de información y su ciclo de vida.

  • Boletín mensual: Newsletter en html, con referencias únicamente si existe acceso al texto completo
    • Referencia bibliográfica completa
    • Sistema de clasificación propio
    • Afiliación científica de los autores: Permite observar los laboratorios competidores o potenciales competidores
  • Alertas puntuales con referencias bibliográficas.
  • Anuncios de conferencias y call for papers. Alerta de oportunidades de comunicación en congresos.

Evaluación del servicio:

  • A cada boletín recibido los destinatarios devuelven un pequeño cuestionario sobre la pertinencia de la información señalando los documentos que han consultado y los que ya conocían.
  • Encuesta individual: A cada miembro del grupo. Permite evaluar la calidad del servicio (forma, contenido y utilidad).

Evolución de la interactividad, feedback:

El acercamiento entre documentalistas y técnicos se concreta mediante la integración de los documentalistas en las reuniones de investigación.

El impacto en el documentalista:

  • La vigilancia permite al documentalista concienciarse de que está en un contexto de equipo de investigación. Concepto del embedded librarian
  • Cada documentalista se especializa en una materia en función de sus conocimientos.
  • Gracias a este servicio, los documentalistas se orientan hacia funciones de valor añadido.

Hacia la gestión de conocimiento.

Constatación de que existe un flujo de conocimientos que se habrán de capitalizar y gestionar. Se captan informaciones del entorno pero se debe preservar la memoria, los conocimientos internos dentro de las mismas materias: competencias individuales, resultados de la investigación, buenas prácticas, etc.

Acceso:

Mise en place d’un service de veille collective pour la recherche: déroulement du projet, évaluation et perspectives

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La serendipidad. Un factor a tener en cuenta en la vigilancia estratégica

¿Qué tienen en común América, las lunas de Plutón, la piedra de Rosetta, los rayos X, la penicilina, la viagra, el donut o el último material innovador: el grafeno?

La respuesta: todos nacieron fruto de un hallazgo inesperado, casual (¿o causal?) y pasaron a formar parte del conocimiento humano y nuestro día a día. Es la denominada serendipia, o serendipidad,

“un descu­brimiento afortunado que se produce sin planificación. Se da de forma inesperada, aparentemente por accidente o suerte del destino. Es encontrar algo bueno que no buscabas”

En un espacio informacional la serendipidad se da cuando exploramos un contexto lineal, saltando de nodo en nodo hasta que encontramos aquella información que nos es realmente pertinente. Eso si, no confundamos serendipidad con azar. La serendipidad es un azar orientado e inducido por la persona. Sagacidad, obertura, curiosidad, creatividad y perseverancia serán aliados que favorecerán el éxito.

Pasemos a un plano más concreto, nos sentamos delante de la pantalla en busca de información dentro de un portal, base de datos, directorio, etc., con el que podemos interactuar de diferentes maneras. Nos encontramos con tres posibilidades/situaciones a la hora de adquirir información:

  1. Búsqueda de una información que conocemos y a la que queremos llegar rápidamente.
    En este caso normalmente recurrimos al motor de búsqueda. Una forma de favorecer la serendipia es la asistencia y recomendación de términos a introducir en la búsqueda a la hora de iniciarla o redefinirla. Un ejemplo seria Scirus, y sus opciones de refinamiento de la búsqueda.
  2. Búsqueda de una información que no tenemos muy clara, definida, pero que en cuanto la tengamos delante identificaremos inmediatamente.
    El método más común es acudir a la navegación, o browsing. Navegaremos por la taxonomía del sitio hasta llegar a información que encontramos relevante. Hiperenlaces o herramientas de visualización nos ayudarán a llegar esta información deseada.
  3. Hallazgo inesperado, accidental de información. Serendipia.

Vista la importancia de esta forma de hallar información, en un sistema de inteligencia competitiva la gestión de esta serendipidad será otro elemento nada desdeñable a tener en cuenta, por lo que será importante establecer el procedimiento por el cual estas informaciones pasarán a formar parte del ciclo de información potencialmente estratégica y ser aprovechables para la toma de decisiones.

Este hecho será más importante, si cabe, si en nuestra organización utilizamos herramientas fuertemente automatizadas para la captura, tratamiento, almacenamiento y difusión de información.

¡Ojo!

Nos podemos ver atrapados por un software que nos ate de pies y manos y no nos permita gestionar otros canales o tipos de información como el caso que nos ocupa.

Más:

Serendipidad o casualidad buscada. Wikinnovación, Amalio Rey.
Serendipidad. Tomas Baiget.
Make serendipity work for you. Mark de Rond. Harvard Business Review.