A continuación presento la experiencia del INRA de Montpellier, consistente en la puesta en marcha de un servicio de Vigilancia aplicada a la I+D en materia de economía y sociología rural, dentro del contexto de una UMR (Unités mixtes de recerche) francesa y publicado en la revista Documentaliste (2006, vol. 43, núm. 2) Estas UMR se componen de un grupo de personas provinentes de diferentes organismos de investigación y que trabajan sobre una misma temática.
Este caso se centra específicamente en las unidades de Vigilancia, integradas por documentalistas y técnicos, centrándose en varios aspectos, como son:
1) Misiones del departamento de Documentación:
- Que participará en la dinámica de los equipos científicos y favorecerá la interactividad y flujos de conocimiento
- Hacer del departamento un servicio de animación e intercambio de conocimiento
- Satisfacer las necesidades de información
- Proponer servicios nuevos y de valor añadido
2) Perfiles:
Los documentalistas no pueden sustituir a los técnicos/científicos. Sus roles son complementarios. Los documentalistas aportan su saber hacer técnico, su conocimiento de las herramientas y estrategias de búsqueda y conocimiento de las fuentes de información. Tendrán, asimismo, la responsabilidad de adquirir unos ciertos conocimientos técnicos del ámbito de especialización del centro. Por otro lado, los técnicos validan los resultados y los contenidos de la vigilancia pudiendo ayudar a la comprensión de los conocimientos científicos.
3) Problemáticas:
Una de ellas será resolver las diferentes vías en que se presenta la información:
- Internet
- Bases de datos, webs…
- Papel: Diarios, prensa, catálogos, artículos…
- Comunicación informal: contactos, profesionales.
4) Proceso:
- Encuesta de necesidades
- Prueba piloto con una unidad, a fín de reorientar la estrategia si fuera necesario
- Formación de los grupos de vigilancia. Unidades mixtas de documentalistas/técnicos.
5) Difusión de la información:
Adaptada a los tipos de información y su ciclo de vida.
- Boletín mensual: Newsletter en html, con referencias únicamente si existe acceso al texto completo
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- Referencia bibliográfica completa
- Sistema de clasificación propio
- Afiliación científica de los autores: Permite observar los laboratorios competidores o potenciales competidores
- Alertas puntuales con referencias bibliográficas.
- Anuncios de conferencias y call for papers. Alerta de oportunidades de comunicación en congresos.
Evaluación del servicio:
- A cada boletín recibido los destinatarios devuelven un pequeño cuestionario sobre la pertinencia de la información señalando los documentos que han consultado y los que ya conocían.
- Encuesta individual: A cada miembro del grupo. Permite evaluar la calidad del servicio (forma, contenido y utilidad).
Evolución de la interactividad, feedback:
El acercamiento entre documentalistas y técnicos se concreta mediante la integración de los documentalistas en las reuniones de investigación.
El impacto en el documentalista:
- La vigilancia permite al documentalista concienciarse de que está en un contexto de equipo de investigación. Concepto del embedded librarian
- Cada documentalista se especializa en una materia en función de sus conocimientos.
- Gracias a este servicio, los documentalistas se orientan hacia funciones de valor añadido.
Hacia la gestión de conocimiento.
Constatación de que existe un flujo de conocimientos que se habrán de capitalizar y gestionar. Se captan informaciones del entorno pero se debe preservar la memoria, los conocimientos internos dentro de las mismas materias: competencias individuales, resultados de la investigación, buenas prácticas, etc.
Acceso:
Raúl Baños 